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Témoignage de la commune d’Ecublens

Processus de gestion des arrivées des étudiants

Pour accélérer la procédure de la saisie d’une arrivée pour les étudiants étrangers, la Commune d’Ecublens a choisi, en 2013, de travailler avec le Groupe T2i.

Le besoin

Située à proximité de Hautes Ecoles (UNIL et EPFL), la Commune d’Ecublens accueille en moyenne lors de chaque rentrée, deux fois par année, 500 étudiants. L’enregistrement des arrivées, géré par le Service du Contrôle des Habitants, représentait une lourde charge administrative et un temps de traitement important qui générait fréquemment une file d’attente.

Pour optimiser les inscriptions, la Commune a souhaité informatiser la procédure et s’est associée au Groupe T2i pour développer une solution répondant parfaitement à ses besoins spécifiques. « L’objectif était d’une part d’éviter le passage par deux fois des étudiants dans nos services et d’autre part de supprimer la saisie manuelle des données, activité très chronophage. » explique Madame Teuta Jakaj, responsable du Service du Contrôle de l’habitant.

La solution mise en œuvre

Du fait que la Commune d’Ecublens était déjà dotée de la solution de Gestion Communale du Groupe T2i, il est apparu comme évident de travailler ensemble. L’intégration complète de ce nouveau module dans la solution de gestion du Contrôle de l’Habitant ainsi que la flexibilité et l’écoute des équipes du Groupe T2i ont fini de convaincre la Commune. « Nous avions déjà fait l’expérience du Groupe T2i et savions qu’il était possible d’échanger et de travailler conjointement pour obtenir une solution répondant parfaitement à nos besoins. » confie Teuta Jakaj.

Une fois la problématique exposée au printemps 2013, le Groupe T2i a présenté les solutions utilisées par d’autres administrations. Après plusieurs réunions, certaines fonctionnalités ont été ajoutées au module existant afin de prendre en considération les besoins spécifiques d’Ecublens. « Nous nous sommes toujours sentis écoutés et les échanges étaient très constructifs » complète Teuta Jakaj.

Le Groupe T2i a donc déployé à l’été 2013 un processus d’annonce d’arrivée informatisé. L’étudiant saisit ses données en ligne et reçoit via un courriel la liste des documents à fournir. Il se présente ensuite à l’administration communale pour obtenir son attestation de résidence. Après le contrôle par le (la) préposé(e) des données saisies par l’étudiant, ce dernier est enregistré comme habitant dans le système d’information, sans que les données ne doivent à nouveau être saisies. De plus, le rapport d’arrivée exigé par le Canton pour les étudiants étrangers est produit automatiquement. Cela représente plus de 300 documents par an !

Les résultats

La Commune d’Ecublens a noté d’importants bénéfices suite à la mise en œuvre de ce projet : un gain important de temps, de productivité et de qualité des services pour les étudiants.

« Le temps de traitement d’un dossier en back office est divisé par 4, il est passé de 20 minutes à 5 minutes. L’efficacité de notre service s’est donc fortement améliorée grâce à cet outil ! » se réjouit Teuta Jakaj qui ajoute que « Le préposé contrôle maintenant les données mais n’exécute plus le travail de saisie avec les tracas de lisibilité qui y étaient associés ; les informations sont automatiquement intégrées à notre solution du Contrôle de l’Habitant ».

Le travail de Front Office a lui aussi été optimisé du fait que l’enregistrement et la production de l’attestation de résidence sont faits en une seule fois. La saisie en ligne a permis d’augmenter la qualité du service offert aux étudiants : un seul déplacement et un temps d’attente nettement réduit. « Par le passé, nous étions confrontés à de nombreuses files d’attente, contraignantes aussi bien pour notre personnel que pour les étudiants. » complète Teuta Jakaj.

Une collaboration qui pourrait être étendue à d’autres projets Aujourd’hui, seules les arrivées d’étudiants sont traitées avec la solution automatisée mais l’outil pourrait être transposé à d’autres types de cas comme l’arrivée des doctorants et professeurs de l’UNIL et l’EPFL ou encore des requérants.

La Commune

Située à l’Ouest de la capitale vaudoise, la Commune d’Ecublens s’étend sur une superficie de quelques 571 hectares et compte 12’500 habitants. Depuis 1970, les Hautes Ecoles (UNIL et EPFL) se sont établies progressivement au sud de la Commune. Plus de 30’000 personnes s’y activent aujourd’hui.

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