Traitement automatique des factures

Pour accélérer et fiabiliser le règlement de ses frais généraux, Franprix Leader-price a choisi, en 2010, la solution de dématérialisation des factures fournisseurs du Groupe T2i (au travers d’Azur Technology, société du Groupe T2i).

Le besoin

Franprix-Leader Price (FPLP) compte plus de  1 500 magasins en France, dont 600 sont directement intégrés au groupe. La gestion de ces derniers est centralisée sur deux sites, à Chennevières-sur-Marne (94) et Rueil-Malmaison (92), où sont basés l’ensemble des services comptables, une centaine de personnes, dont une trentaine pour la comptabilité fournisseurs.

Pour optimiser la gestion des factures de frais généraux, plus de 70 000 chaque année, le groupe souhaitait se doter d’une solution de dématérialisation. « L’objectif était de rationaliser les process en supprimant la saisie manuelle de tous ces documents, très chronophage, mais aussi source d’erreurs et donc de litiges avec nos fournisseurs », explique Nabil Ben M’Henni, Responsable du Système d’Information Métier Finance-Comptabilité chez FPLP.

La solution mise en œuvre

Après avoir fait le tour du marché, Franprix-Leader Price a choisi Groupe T2i  (au travers d’ Azur Technology, société du Groupe T2i) et son offre modulable, qui permet de traiter la totalité du cycle de vie des factures fournisseurs (de leur numérisation à l’enregistrement automatique des pièces dans l’application comptable, des validations ou mise en litige associées jusqu’à la gestion du bon à payer et l’archivage).

« La suppression totale du papier et la traçabilité des documents et des différents niveaux de validation associés ont fait la différence », confie Nabil Ben M’Henni. Le service comptable a, en outre, été séduit par la facilité d’utilisation de la plateforme de numérisation des documents et de modélisation des processus métier.

La migration a été lancée en 2010 et le nouvel outil a d’abord été interfacé avec le logiciel comptable Arcole, puis avec celui de SAP, qui a été choisi comme ERP unique pour l’ensemble du groupe FPLP, après son intégration dans le giron de Casino. Toutes les factures fournisseurs ont ainsi été centralisées à Rueil-Malmaison et à Chennevières-sur-Marne, afin d’être dématérialisées, comptabilisées et envoyées dans un workflow de validation.

« L’organisation interne du groupe nous a contraints à déployer deux workflows distincts pour les magasins, auxquels s’est rajouté un workflow de validation pour certains entrepôts », se souvient Nabil Ben M’Henni. La fusion des trois solutions et des plateformes techniques associées a été réalisée en 2013.

Le nouveau workflow a été réaménagé pour intégrer directement le référentiel de l’ERP et alimenter automatiquement SAP pour la comptabilisation et les bons à payer. Cela représente plus de 100 000 documents traités par an !

Les résultats

Un projet réussit pour l’activite grande distribution

Aujourd’hui intégrée à SAP pour la comptabilisation et les bons à payer, cette application permet de fluidifier l’ensemble du processus, de la numérisation des factures à leur règlement en passant par leur validation et leur archivage. Avec à la clé, des gains importants en termes de :

  • productivité : réduction des délais avec le traitement automatique des factures, qui permet d’accompagner la croissance du groupe sans coût supplémentaire ;
  • de sécurisation, assurée par une traçabilité de bout en bout du traitement de chaque facture ;
  • mais aussi de qualité de service : moins de litiges avec les fournisseurs, accès immédiat et simplifié aux factures dématérialisées pour le contrôle de gestion (plus de recherche de documents dans des archives physiques), suppression des flux papier, ce qui évite les pertes de documents.

La suite est utilisée par 300 collaborateurs de FPLP, dont une centaine en simultanée. Et ce nombre devrait rapidement augmenter avec la croissance continue du réseau de distribution.

« Nous avons intégré 150 nouveaux magasins depuis le lancement du projet. Et nous allons encore en rajouter une cinquantaine. Et ce, sans avoir à augmenter nos ressources au service comptable », note Nabil Ben M’Henni. L’évolutivité de la plateforme et l’expertise métier d’Azur Technology, société du Groupe T2i, permettent, en effet, à l’enseigne de grandir sans contrainte au niveau du SI.

« C’est un véritable atout de travailler avec un partenaire compétent et très réactif, avec lequel il n’y a jamais de demande impossible à satisfaire ! ». En dématérialisant le traitement de ses factures fournisseurs, FPLP a déjà enregistré d’importants bénéfices. « Les temps de traitement ont été raccourcis et nous n’avons plus à gérer de flux papier, ce qui limite les pertes de documents, le nombre de photocopies et les erreurs de saisie ». La traçabilité de bout en bout du traitement de chaque document, avec plusieurs niveaux de validation (à la comptabilité, à la DSI, par les directeurs de magasins, de zones ou de régions) selon la nature et le montant des règlements à effectuer, a permis de fiabiliser et de sécuriser l’ensemble du processus. « Nous savons à tout moment où sont les factures et qui les a validées. Et le système nous alerte immédiatement en cas de litige. Nous pouvons ainsi être beaucoup plus réactifs et efficaces dans nos relations avec nos fournisseurs », confie Nabil Ben M’Henni.

L’archivage automatique des documents numérisés avec leur référencement dans l’application métier facilite, en outre, leur accessibilité immédiate à tous les services de l’entreprise. « Les valideurs peuvent visualiser les règlements à effectuer mais aussi toutes les factures associées. Et les contrôleurs de gestion n’ont plus à rechercher des documents dans des archives physiques. Les gains de temps sont énormes ! ». Mais pas question pour FPLP de s’arrêter en aussi bon chemin. « Les process évoluent, les bonnes pratiques aussi ». Avec les équipes du Groupe T2i, la DSI met actuellement en place une validation automatique de toutes les factures récurrentes (Télécom, GDF, etc.), qui fluidifiera encore un peu plus leur règlement. Elle travaille aussi sur une évolution vers une authentification unique (Single Sign On) qui permettra de se connecter directement à la plateforme à partir d’un compte Outlook. Et elle réfléchit à une possible dématérialisation de toutes ses factures marchandises en mode EDI ou en mixte. Avec le Groupe T2i comme partenaire possible…

L’entreprise

Franprix-Leader Price (FPLP), filiale du Groupe Casino, regroupe des enseignes de distribution alimentaire. Créé il y a plus de 30 ans, Franprix est aujourd’hui numéro un sur ce marché à Paris. Leader Price développe le concept unique en Europe de la vente exclusive de produits à marque distributeur.

En 2013 FPLP c’est :

  • 1 500 magasins en France : 900 en franchise et 600 intégrés au groupe
  • plus de 11 000 salariés
  • 4 milliards d’euros de chiffre d’affaires
  • plus de 70 000 factures fournisseurs réglées chaque année.

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