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Comment réussir votre projet d’automatisation du processus de validation des factures fournisseurs ?

La tendance observée est à une augmentation du nombre de factures fournisseurs à traiter annuellement et à un rapprochement des délais de paiements. La gestion des factures est un processus transverse à l’administration communale impliquant tous les services, mais elle est aussi une activité récurrente, chronophage et à faible valeur ajoutée. Aussi, son automatisation permet d’en réduire le coût et d’optimiser son temps de traitement. Petit inventaire des étapes clés, les questions à se poser et les points de vigilances.

La dématérialisation des factures n’est qu’une étape du processus global de la gestion des factures et initie une succession de tâches où de nombreux acteurs interagissent selon la nature, le destinataire et l’importance de la facture.
Cette phase de gestion consiste à viser la facture, à confirmer les comptes impactés, à gérer les exceptions et à libérer le traitement du paiement.

 

A quoi faut-il penser pour automatiser ?

Sécurité et mobilité

Les intervenants du processus étant aussi bien des collaborateurs opérationnels (administration et comptabilité) que décisionnels (responsables politiques), il est indispensable de leur proposer des solutions mobiles hautement sécurisées.

Gestion des accès

Leur turnover, dû entre autres aux évolutions des collaborateurs et la durée des mandats politiques, est également un facteur important à considérer. La définition des accès et des différentes autorisations doit être simple à maintenir en tout temps.

Intégration et traçabilité

Le processus doit s’intégrer à la solution financière en place dans la commune. La double saisie est à proscrire: les informations saisies au cours du processus (créancier concerné, ventilation comptable, budget touché, etc.) doivent être automatiquement introduites dans les modules financiers. De plus, les factures numérisées sont accessibles depuis la comptabilité générale, les créanciers ou la gestion électronique des documents.

Organisation de la dématérialisation

Ce travail, à ne pas sous-estimer, peut être centralisé pour l’ensemble des services de l’administration ou distribué dans chaque service, une solution mixte est également possible. Aussi, selon la configuration choisie, les moyens humains, matériels et logiciels à mettre en oeuvre doivent être identifiés.

Valeur légale

L’archivage des factures créanciers est nécessaire comme pièce justificative des écritures comptables correspondantes. L’Olico est très précise quand à la forme de conservation de ces documents. L’article 957 alinéa 4 indique que les pièces comptables conservées par moyen électronique ont la même force probante que ceux qui sont lisibles sans l’aide d’instruments (informatiques). L’article 963 alinéa 2 précise que l’autorité peut ordonner que ces documents soient produits de manière à être lisibles sans l’aide d’instruments ou que ceux-ci soient mis à disposition. La solution mise en oeuvre doit ainsi garantir par des moyens techniques que l’image du document soit conforme à ce qui a été reçu.

 

Se préparer avant la mise en œuvre !

1. Il est important de connaître le volume de factures à traiter annuellement.
2. Il est nécessaire de recenser les flux de validation effectués par les différents services (par exemple: une facture pour un contrat d’assurance ne suivra pas le même chemin de validation qu’une facture de consommables). Cet inventaire permettra de couvrir le 80% des cas de validation standard. En règle générale, les exceptions sont garanties par une souplesse de l’outil de gestion.
3. En dehors des cas d’exceptions, il est impératif de lister les règles de gestion à appliquer aux différents flux, comme par exemple l’ajout d’un visa supplémentaire pour toutes les factures dépassant un montant plafond.

De par son périmètre fonctionnel et sa transversalité, un projet de dématérialisation et de validation des factures bien réalisé est assurément une base solide pour la mise en oeuvre d’un projet global de dématérialisation des documents au sein de votre administration.

Commune de Blonay

« Auparavant, la validation d’une facture prenait 3 semaines et cela pouvait même aller jusqu’à un mois. […] Aujourd’hui, les factures sont validées en moins d’une semaine. »

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